Viime kerrasta on jo jonkin aikaa, mutta samalla ajatukset ovat ehtineet vähän jäsentyä. Menemättä tällä kertaa yksilöityihin ilmentymiin saakka esitän perusteluja näiden hyödyntämiselle tiedonhallinnassa.

Käsitteet ja suhteet

Käsitteet muodostavat verkoston, jonka avulla voimme hahmottaa ympäröivää maailmaa, mutta mikä on rakenne tämän verkoston takana. Periaatteessa tähän tarvitaan vain kolme asiaa eli käsitteet, suhteet ja niiden kardinaliteetit.

Käsitteet kuvaavat ajateltavissa olevia yleisiä asioita. Niille voidaan antaa erilaisia ominaisuuksia eli attribuutteja. Suhteet käsitteiden välillä eivät ole itsenäisesti olemassa ilman käsitteitä. Samoin kardinaliteetti eli osallistuvien käsitteiden lukumäärät, jos ne on kerrottava, eivät ole merkityksellisiä ilman liittyvää suhdetta.

Käsitteet, suhteet alatyyppeineen sekä kardinaliteeetit muodostavat käsiteavaruuden.

Suhteilla on viisi päätyyppiä eli yleinen suhde eli assosiaatio, osasten kooste, jäsenten yhdiste, hierarkia ja yleistys/erikoistus, jolla siirrytään yleisestä asiasta kohti tarkemmin määriteltyä käsitettä tai oliota.

Valitut käsitteet

Edellä kuvattua käsitteiden tietomallia voidaan havainnollistaa esittämällä näitä tyyppejä edustavia käsitteitä. Valitsemme näiksi sarjan aiemmissa osissa käytetyt käsitteet organisaatio, henkilötehtävä, henkilö ja rooli.

Käsitteet organisaatio, henkilötehtävä, henkilö ja rooli.

Käsitteiden lisäksi kuvassa on kuusi suhdetta eli hierarkiat organisaatioiden ja henkilötehtävien välillä, kooste henkilötehtävästä organisaatioon ja kolme assosiaatiota. Kardinaliteetit eli lukumaäärät on esitetty suhteiden liitännöissä käsitteisiin.

Käsitteiden määritelmät (kuvaukset) on valittu joko ulkoisesta lähteestä (Tieteen termipankki 19.11.2020: Kasvatustieteet:organisaatio) tai ne ovat tarkentuneet vuoden 2020 aikana tehdyssä kehitystyössä (oma määritelmä).

Organisaation tarkentumat

Edellä määritellylle käsitteelle organisaatio on määriteltävä jalostettuja käsitteitä, jotka kuvaavat tarkemmin sitä eri näkökulmista. Organisaatio on kokonaisuus, mutta toisaalta se on myös rakenne, joten on oltava tarkkana, mitä milläkin termillä tarkoitetaan.  

Käsitteet organisaatioyksikkö, -kokoelma ja -aihio.

Organisaatioyksikkö on organisaatiohierarkian yksittäinen alkio, joten niiden välillä on sama on osa -suhde kuin yleisemmällä käsitteellä. Organisaatiokokoelma taas koostuuu joukosta yksiköitä antaen niille nimen ja tavan viitata niihin kokonaisuutena. Organisaatioaihio taas kokoelman yleistetty jäsen ja siten yleistys organisaatioyksiköstä. Käsiteavaruudessa esimerkiksi ministeriö on käsitteen (organisaatiokokoelma) valtioneuvosto yleistetty jäsen.

Erityinen hyöty tällaisesta ajattelusta saadaan loogisen ja fyysisen tietomallinnuksen luokkien ilmentymiä eli kohteita käsiteltäessä, kun tietojärjestelmät ja tietojen toisiokäytössä päästään merkittävästi tarkempaan ilmaisuun.

Henkilötehtävän tarkentumat

Henkilötehtävää pitää tarkentaa lähes identtisellä tavalla verrattuna organisaatioihin. Henkilötehtäväalkio on yksittäinen tehtävä, joka kuuluu johonkin organisaatioyksikköön. Kokoelma ja aihio toimivat samoin kuin organisaatioille.

Käsitteet henkilötehtehtäväalkio, -kokoelma ja -aihio

Näiden käsitteiden avulla voidaan ohjata tietomallinnusta ja tuottaa rakenteet, joilla henkilötehtäviä voidaan käsitellä kuten organisaatioitakin myös tietojärjestelmissä.

Looginen tietomallinnus

Edellisten käsitteiden pohjalta voidaan muodostaa luokat, joiden ilmentymät ovat konkreettisia kohteita loogisesti tai tietokannassa fyysisesti. Edellä avattujen organisaatioiden ja henkilötehtävien tarkentumien vastineiden lisäksi tarvitaan muutama suoraan käsitteistä johdettu luokka.

Koska kontekstin eli organisaatioon liittyvän tiedonhallinnan kautta päädytään varsin suoraan pääsyn- ja käyttövaltuushallintaa tukeviin malleihin, on syytä erottaa kohteet, jotka ovat hallinnan ulkopuolella. Muuta maailmaa kuvataan siksi luokilla muu organisaatio ja muu henkilö.

Pääluokat (PL) puolestaan ovat lähes rakenteettomia luokkia, jotka yhdistävät saman tyyppisiä asioita. Valinta perustuu siihen, että tietokantatoteutuksessa vastaavien alaluokkien alkioita voi olla tarve yhdistellä ja hakea samanaikaisesti.

Luokkakaavio, jossa pääluokat (PL X) ryhmittelevät tietomallin varsinaiset tietokoosteet eli luokat. 

Luokka PL henkilö liittyy siis luonnolliseen henkilöön eli ihmiseen, mutta vain luokan henkilö alkioita hallitaan keskitetysti ja niitä voidaan käyttää pääsynhallinnassa. Muu henkilö tarjoaa vain kahvan, jolla ihmiseen voidaan viitata.

Näiden luokkien rakenteista ja keskinäisistä suhteista kerrotaan tarinan seuraavassa osassa.